Thuế Mỹ vốn nổi tiếng với nhiều thủ tục, nhất là khi thu nhập doanh nghiệp bản đến từ nhiều nguồn như bán hàng online, kinh doanh dịch vụ, đầu tư, bán lại hàng hóa… Một lẽ dĩ nhiên, tất cả những khoản này đều được IRS xếp vào nhóm thu nhập chịu thuế. Và để theo dõi và ghi nhận chính xác từng loại thu nhập đó, IRS đã tạo ra hệ thống biểu mẫu 1099 như một công cụ giúp họ thu thập thông tin và xác định số thuế mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải kê khai.
Tin vui là IRS có mẫu 1099 cho hầu hết mọi loại thu nhập, nhưng điều này cũng đồng nghĩa seller quốc tế cần hiểu đúng để tránh bị sai sót, phạt chậm hoặc rủi ro thuế không đáng có.
- Trong bài blog này, CongtySetup sẽ cùng bạn:
- Form 1099 là gì và dùng để làm gì?
Ai bắt buộc phải nhận – ai phải gửi 1099?
Tổng quan các loại biểu mẫu thuế 1099 phổ biến.
- Các bước đăng ký và chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn IRS.
- Form 1099-K dành cho seller quốc tế: cần lưu ý điều gì?
Form 1099 là gì?
Mẫu 1099 không phải là một biểu mẫu đơn lẻ, mà là tên gọi chung cho một nhóm biểu mẫu của IRS dùng để báo cáo các khoản thu nhập.
Đa số mọi người quen thuộc với mẫu W-2 loại biểu mẫu mà nhân viên toàn thời gian hoặc bán thời gian nhận được vào tháng 1 hoặc tháng 2 hằng năm, ghi rõ tổng thu nhập và các khoản khấu trừ từ chủ lao động.
Mẫu 1099 hoạt động tương tự W-2, nhưng điểm khác biệt là biểu mẫu này được phát hành bởi một công ty, tổ chức hoặc cá nhân không phải là chủ lao động của người nhận. Nó được dùng để báo cáo các khoản thu nhập mà người thụ hưởng nhận được ngoài quan hệ lao động chính thức.
Ai cần nhận / ai cần gửi?
Người gửi form 1099 là bên trả tiền, cụ thể là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân tại Mỹ phải gửi 1099 nếu:
- Họ trả tiền cho một cá nhân hoặc tổ chức không phải nhân viên
- Khoản thanh toán đó thuộc diện IRS yêu cầu báo cáo (ví dụ ≥ 600 USD với dịch vụ, tiền thuê, tiền bản quyền, hoặc giao dịch qua nền tảng thanh toán).
Người nhận form là bên nhận tiền (Recipient /Payee), bao gồm cá nhân hoặc doanh nghiệp nhận thu nhập từ tổ chức Mỹ:
- Freelancer / chuyên gia tư vấn
- Nhà thầu độc lập
- Người tự kinh doanh
- Người cho thuê tài sản
- Người nhận tiền bản quyề
- Người bán hàng qua các nền tảng thanh toán (Stripe, PayPal, Amazon…)
- Người nhận lãi từ ngân hàng hoặc cổ tức từ đầu tư
Bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp trả tiền cho người khác mà khoản chi đó phải báo cáo thu nhập cho IRS, thì bên trả tiền có trách nhiệm chuẩn bị và gửi mẫu 1099. Ngược lại, bất kỳ ai nhận được thu nhập không phải từ quan hệ lao động chính thức (tức không phải nhân viên W-2) như tiền công freelance, tiền lãi, cổ tức, tiền thuê nhà, tiền bán hàng qua nền tảng kỹ thuật số thì sẽ là bên nhận mẫu 1099.
Nói ngắn gọn, bên trả tiền phải gửi, và bên nhận thu nhập phải nhận. Mẫu 1099 chính là công cụ để IRS theo dõi mọi khoản thu nhập không nằm trong bảng lương truyền thống.
Mẫu đơn 1099 có những loại biểu mẫu nào?
Có rất nhiều loại form 1099, theo như Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) có 21 loại thuế khác nhau, dưới đây là chi tiết từng loại thuế tính đến tháng 1/2025:
Các bước nộp mẫu 1099
Bước 1: Xác định loại 1099 cần nộp
- Có nhiều loại 1099 (1099-NEC, 1099-MISC, 1099-B, 1099-A, 1099-C, …).
- Xác định mẫu phù hợp với khoản thanh toán, giao dịch bạn đã thực hiện và chọn form điền phù hợp tại biểu mẫu IRS
- Ví dụ:
- Thanh toán cho freelancer → 1099-NEC
- Thu hồi tài sản → 1099-A
- Bán cổ phiếu → 1099-B
Bước 2: Thu thập thông tin
- Thông tin của người trả / doanh nghiệp: Tên, địa chỉ, mã số thuế (TIN / EIN)
- Thông tin của người nhận: Tên, địa chỉ, mã số thuế (TIN / SSN / EIN)
- Số tiền thanh toán trong năm
- Bất kỳ khoản thuế đã khấu trừ (nếu có)
- Ngày thanh toán hoặc ngày giao dịch
- Các thông tin khác theo từng loại form (ví dụ cost basis, ngày giao dịch…)
- Lưu ý:
Yêu cầu người nhận điền Form W-9 để đảm bảo TIN chính xác
Bước 3: Điền thông tin vào Form 1099
- Điền đầy đủ thông tin cho Bản A (IRS) và Bản B (người nhận)
- Kiểm tra các box như Box 1 → số tiền thanh toán, Box 4 → thuế đã khấu trừ, Box khác theo loại form (ví dụ: box cost basis, date of acquisition cho 1099-B)
Nếu có nhiều nhà thầu/người nhận → mỗi người điền một form riêng
Bước 4: Gửi mẫu cho người nhận
- Phải gửi bản 1099 cho người nhận trước ngày 31 tháng 1 (thường hàng năm).
- Có thể gửi bằng thư giấy hoặc gửi điện tử (nếu người nhận đồng ý nhận e-copy).
Bước 5: Gửi bản sao cho IRS
Nộp cho IRS trước ngày 28 tháng 2, nộp trước hạn theo phương thức:
- Bằng giấy: trước ngày 28/2 → đi kèm Form 1096 nếu nộp bản giấy ( mẫu 1096 tổng hợp các form 1099 vật lý nộp trong năm)
- Điện tử (FIRE system): trước ngày 31/3
Một số loại 1099 (ví dụ 1099-NEC) có hạn nộp khác, cần kiểm tra hướng dẫn IRS hàng năm
Bước 6: Lưu trữ hồ sơ
Giữ bản sao 1099 đã gửi cho người nhận, bản sao gửi IRS, Form W – 9 người nhận và các hồ sơ liên quan ít nhất 3–7 năm, phòng trường hợp IRS yêu cầu kiểm tra.
Bước 7: Sửa lỗi nếu phát hiện sai sót
Nộp Corrected Form 1099 nếu:
- Sai tên, địa chỉ, TIN
- Sai số tiền hoặc box khác
Nộp kèm hướng dẫn Corrected Form theo IRS
- Lưu ý:
- Kiểm tra ngưỡng thanh toán trước khi nộp (ví dụ 600 USD cho 1099-NEC, 10 USD cho 1099-INT).
- Sai sót trên 1099 có thể dẫn đến phạt tiền từ IRS.
- Nếu có nhiều 1099, nên sử dụng phần mềm kế toán hoặc dịch vụ nộp điện tử để tiết kiệm thời gian và giảm lỗi.
Form 1099-K dành cho seller quốc tế: cần lưu ý điều gì?
Mẫu 1099-K là một tờ khai thông tin của IRS dùng để báo cáo một số khoản thanh toán nhằm cải thiện việc tuân thủ thuế tự nguyện. Yêu cầu nộp Mẫu 1099-K có thể được kích hoạt khi bạn nhận thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ qua một thực thể thanh toán (Payment Settlement Entity – PSE). Và nếu bạn bán hàng và nhận tiền qua các nền tảng như PayPal, Stripe, Amazon Payments, Shopify Payments… thì các nền tảng này có trách nhiệm báo cáo doanh thu của bạn cho IRS khi đạt ngưỡng quy định.
Đối với TPSO (Tổ chức thanh toán bên thứ ba), chỉ nộp 1099-K nếu tổng thanh toán > 20.000 USD và > 200 giao dịch. Một số tiểu bang có ngưỡng thấp hơn liên bang, nghĩa là bạn vẫn có thể nhận 1099-K ngay cả khi chưa đạt ngưỡng liên bang.
Một số điều seller quốc tế cần lưu ý khi nhận được form 1099 K:
Kiểm tra lại số liệu doanh thu báo cáo
Xem tổng số tiền, số giao dịch, thông tin cá nhân/tài khoản thanh toán có trùng khớp với thực tế hay không. Nếu có sai lệch, bạn cần liên hệ hỗ trợ của nền tảng để điều chỉnh.
Lưu lại và quản lý hồ sơ cẩn thận
Form 1099-K không phải giấy tờ “vô nghĩa”. Nó có thể cần thiết khi:
- Xác minh tài khoản (KYC)
- Mở tài khoản doanh nghiệp
- Làm việc với kế toán hoặc cơ quan thuế tại quốc gia của bạn
Không gửi form này cho IRS (trừ khi có yêu cầu)
Seller không phải là người báo cáo 1099-K. Việc gửi, sửa, báo cáo đều do nền tảng thanh toán thực hiện.
Hiểu rõ nghĩa vụ thuế của mình
Nếu bạn không có hoạt động kinh doanh tại Mỹ thì việc nhận 1099-K không đồng nghĩa với nghĩa vụ nộp thuế Mỹ. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể phải báo cáo doanh thu tại quốc gia nơi bạn cư trú, tùy theo luật thuế địa phương.
Chuẩn bị câu trả lời nếu ngân hàng hoặc nền tảng tài chính hỏi về nguồn tiền
Một số tổ chức tài chính có thể kiểm tra do doanh thu tăng đột ngột. Việc có 1099-K giúp bạn chứng minh nguồn thu minh bạch.
Một số câu hỏi thường gặp về 1099-K của seller quốc tế
Seller quốc tế thường không nhận Form 1099-K nếu họ đã nộp W-8BEN.
Nếu nhận Form 1099-K:
- Kiểm tra xem thu nhập này có phải từ nguồn Mỹ không.
- Nếu không, không phải chịu thuế Mỹ, nhưng cần lưu giữ chứng từ W-8BEN để chứng minh.
Nếu không nộp W-8BEN, payment app có thể khấu trừ 24% và báo cáo Form 1099-K.
Không nhất thiết. Chỉ vì một khoản được báo cáo trên 1099-K không có nghĩa là chịu thuế, và ngược lại. Cách bạn báo cáo phụ thuộc vào loại thanh toán nhận được.
Ví dụ:
- Bán đồ cá nhân đã qua sử dụng: Nếu bạn bán đồ cá nhân với giá thấp hơn giá mua, khoản thu từ bán không tăng thu nhập chịu thuế vì không có lợi nhuận. IRS có hướng dẫn cách báo cáo.
- Bán hàng, cho thuê tài sản, cung cấp dịch vụ: Nghề nghiệp hay kinh doanh của bạn sẽ quyết định phần thu nhập chịu thuế.
- Nhận quà tặng hoặc hoàn chi phí chia sẻ: Những khoản này không phải là thanh toán cho hàng hóa/dịch vụ, nên không báo cáo trên 1099-K.
Khi thanh toán vượt $20.000 và >200 giao dịch, nhiều app/marketplace phải báo cáo IRS. SSN cần báo cáo trên 1099-K. Nếu không cung cấp, có thể bị backup withholding (khấu thuế dự phòng).
Backup withholding áp dụng khi:
- Thiếu hoặc sai TIN (SSN/ITIN)
- Không chứng minh miễn khấu trừ
- Tên không trùng IRS/SSA
IRS cho phép hoàn hoặc giảm khấu trừ trong cùng năm nếu sai.
Form 1099-K không tự động làm bạn phải nộp thuế Mỹ. Seller nước ngoài chỉ chịu thuế Mỹ nếu thu nhập phát sinh từ nguồn Mỹ. Để tránh khấu trừ 24%, cần nộp Form W-8BEN cho payment app hoặc marketplace. Nếu đã bị khấu trừ nhầm, seller có thể nộp tax return (Form 1040-NR) để yêu cầu hoàn thuế.
Có, ITIN được chấp nhận. Nếu số trên file sai, liên hệ người nộp để sửa để tránh backup withholding.
Liên hệ người nộp 1099-K để xin mẫu chỉnh sửa. Có thể liên hệ cả PSE.
- Lưu giữ bản sao 1099-K đã chỉnh sửa cùng các thư từ liên quan.
- IRS không thể sửa 1099-K của bạn.
- Nếu không nhận được bản chỉnh sửa, vẫn khai thuế bình thường: điền số tiền đúng vào Schedule 1 (Form 1040).
Ví dụ: bạn nhận 1099-K $11.000 từ bạn cùng nhà trả phần tiền thuê, đây là hoàn chi phí, không phải thu nhập chịu thuế. Điền $11.000 vào Schedule 1.
Kết luận doanh nghiệp
Form 1099 có thể trông phức tạp, nhiều ký hiệu và khiến seller quốc tế hoang mang, đặc biệt với những ai kinh doanh qua PayPal, Stripe, Shopify Payments, Amazon hay các nền tảng số khác. Nhưng khi hiểu đúng bản chất, bạn sẽ thấy rằng Form 1099 không phải hóa đơn thuế, cũng không có nghĩa IRS đang yêu cầu bạn phải đóng thuế Mỹ.
Thay vào đó, hệ thống 1099 chỉ là công cụ theo dõi dòng tiền để IRS biết ai đang nhận thu nhập tại Mỹ và liệu thu nhập đó có phải kê khai thuế hay không. Nếu bạn là seller quốc tế và không có hoạt động kinh doanh tại Mỹ, đã nộp Form W-8BEN, hoặc doanh thu không thuộc nguồn Mỹ thì việc nhận Form 1099-K chỉ đơn giản là một tài liệu ghi nhận, không phải trách nhiệm thuế bắt buộc.
Ngược lại, nếu bạn có hoạt động kinh doanh liên quan đến thị trường Mỹ, việc nắm rõ hệ thống mẫu 1099 sẽ giúp bạn báo cáo thuế đúng quy định, tránh bị khấu trừ 24% thuế dự phòng và mở rộng doanh nghiệp sang thị trường Mỹ một cách minh bạch và thuận lợi.
Tại CongtySetup, chúng tôi hiểu rằng hành trình mở rộng kinh doanh quốc tế không chỉ nằm ở sản phẩm tốt hay nền tảng bán hàng mạnh, mà còn ở khả năng vận hành đúng chuẩn từ pháp lý, thuế đến hồ sơ doanh nghiệp. Thay vì tự mình xoay sở với các biểu mẫu như W-8BEN, EIN, ITIN hay Form 1099, bạn luôn có một đội ngũ hướng dẫn chi tiết. CongtySetup luôn đồng hành cùng seller quốc tế, từ bước đầu mở tài khoản bán hàng, thiết lập thuế, đến xây dựng doanh nghiệp hợp pháp để mở rộng sang thị trường Mỹ một cách minh bạch, an toàn và tối ưu chi phí.
