Theo quy định của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS), ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) là mã số thuế bắt buộc đối với cá nhân có nghĩa vụ khai thuế tại Mỹ nhưng không đủ điều kiện được cấp SSN. Trường hợp này thường áp dụng cho người theo diện visa K, du học sinh quốc tế (F-1/J-1) hoặc người đã kết hôn với Công dân Mỹ/Thường trú nhân nhưng chưa có SSN. Theo IRS, để nộp tờ khai thuế hợp lệ hoặc khai thuế chung với vợ/chồng, người nộp thuế phải có SSN hoặc ITIN. Nếu không đủ điều kiện xin SSN, cá nhân bắt buộc phải đăng ký ITIN cho đúng năm tính thuế.
Tìm hiểu thêm:
- Hướng dẫn đăng kí mã số thuế ITIN (form W-7) cho người nước ngoài
- Mã số thuế cá nhân ITIN Mỹ là gì? Ai cần ITIN và lợi ích khi đăng ký.
- Đầu tư bất động sản tại Mỹ có bắt buộc phải có ITIN không?
- Nhà đầu tư EB-5 tại Mỹ có bắt buộc phải có ITIN không?
- EIN và ITIN: Sự Khác Biệt và Lợi Ích Khi Kinh Doanh tại Mỹ
ITIN là gì?
ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) là mã số thuế do Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cấp cho những cá nhân chưa đủ điều kiện xin SSN nhưng có nghĩa vụ khai thuế tại Mỹ. ITIN được tạo ra nhằm đảm bảo mọi cá nhân phát sinh nghĩa vụ thuế đều có thể thực hiện đúng trách nhiệm của mình theo luật.
Cần lưu ý rằng ITIN chỉ phục vụ cho mục đích thuế. Mã số này không phải là tình trạng cư trú hợp pháp, không thay thế SSN và không tự động giúp người nộp đơn có thẻ xanh hay quyền lao động tại Mỹ. ITIN đơn thuần là công cụ để khai thuế đúng quy định.
ITIN thường áp dụng cho:
- Diện K (K-1, K-3…)
- Du học sinh (F-1, J-1) có thu nhập hoặc cần khai thuế
- Lao động đã kết hôn với công dân/thường trú nhân Mỹ nhưng chưa có SSN
Năm tính thuế tại Mỹ theo từng diện
Khi tìm hiểu về thuế tại Mỹ, rất nhiều người, đặc biệt là người mới sang Mỹ, du học sinh hoặc diện kết hôn thường nhầm lẫn về năm tính thuế. Đây là một khái niệm cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng, vì chỉ cần hiểu sai là có thể khai thuế không đúng quy định. Dù bạn thuộc diện nào đi nữa thì cần phải nhớ những thông tin quan trọng về năm tính thuế cá nhân tại Mỹ luôn là năm dương lịch, thời gian cụ thể từ 01/01 đến 31/12 và khai thuế với tình trạng hôn nhân được xác định tại ngày 31/12 của năm đó. Tuy nhiên, cách áp dụng năm tính thuế sẽ khác nhau theo từng diện dưới đây.
Diện K (K-1, K-3…) kết hôn với công dân/thường trú nhân tại Mỹ
Đối với người theo diện K, năm tính thuế không phụ thuộc vào thời điểm sang Mỹ hay thời điểm kết hôn sớm hay muộn trong năm. Nếu đã kết hôn trước hoặc vào ngày 31/12 thì IRS xem là đã kết hôn cho toàn bộ năm tính thuế đó
Ví dụ: Nếu kết hôn vào ngày 30/12/2025 thì phải khai thuế cho năm 2025. Tình trạng khai thuế là Married hoặc Maried Filing Separately
Đối với người theo diện K (K-1, K-3…) trong giai đoạn đầu sau khi kết hôn, rất nhiều trường hợp chưa đủ điều kiện hoặc chưa kịp xin SSN. Tuy nhiên, nếu đã đến cuối năm tính thuế (31/12) và có nghĩa vụ khai thuế chung với vợ/chồng, thì việc khai thuế vẫn bắt buộc phải thực hiện đúng hạn. Trong trường hợp này, ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) được sử dụng thay thế tạm thời cho SSN nhằm phục vụ mục đích khai thuế, và luôn gắn với năm tính thuế cụ thể.
Du học sinh (F-1 / J-1)
Với du học sinh diện F-1 hoặc J-1, không phải năm nào cũng bắt buộc phải khai thuế tại Mỹ. Tuy nhiên, ngay khi phát sinh nghĩa vụ thuế, thì năm tính thuế sẽ được xác lập, và lúc này việc xác định SSN hay ITIN trở nên đặc biệt quan trọng.
Cụ thể, năm tính thuế của du học sinh sẽ áp dụng trong các trường hợp:
- Có thu nhập chịu thuế như làm việc trong khuôn viên trường (on-campus job) và tham gia CPT hoặc OPT
- Có học bổng hoặc trợ cấp chịu thuế
- Thuộc diện bắt buộc khai thuế dù không có thu nhập thường gặp ở một số chương trình trao đổi diện J-1 theo quy định của IRS
Ví dụ: Một du học sinh F-1 bắt đầu làm on-campus từ tháng 9/2025 thì phần hu nhập phát sinh từ tháng 9 đến tháng 12 sẽ thuộc năm 2025 và phải được khai thuế vào đầu năm 2026.
Trong thực tế, không phải mọi du học sinh có thu nhập đều đủ điều kiện xin SSN. Một số trường hợp làm việc thời gian ngắn, thu nhập chịu thuế nhưng không đáp ứng điều kiện cấp SSN, hoặc chưa kịp xin SSN trong năm tính thuế. Khi đó, để đảm bảo việc khai thuế đúng hạn và hợp pháp, du học sinh bắt buộc phải xin ITIN. ITIN trong trường hợp này chỉ có mục đích xác định danh tính người nộp thuế, không thay thế SSN và không tạo ra quyền lao động tại Mỹ.
Lao động đã kết hôn nhưng chưa có SSN
Với người lao động đã kết hôn nhưng chưa có SSN, đây là một trong những trường hợp dễ bị nhầm lẫn nhất khi xác định năm tính thuế và nghĩa vụ xin ITIN. Nhiều người cho rằng phải có SSN rồi mới cần khai thuế, nhưng trên thực tế, nghĩa vụ thuế được xác định theo thu nhập và tình trạng hôn nhân, không phụ thuộc vào việc đã có SSN hay chưa.
Theo quy định của IRS, năm tính thuế của cá nhân được xác định dựa trên thời điểm phát sinh thu nhập chịu thuế, và tình trạng hôn nhân được chốt tại ngày 31/12 của năm đó. Điều này có nghĩa là chỉ cần trong năm bạn có thu nhập chịu thuế tại Mỹ, thì năm đó đã phát sinh nghĩa vụ khai thuế, dù SSN đã có hay chưa được cấp.
Cách xác định năm tính thuế đối với người lao động đã kết hôn:
- Năm tính thuế là năm có thu nhập chịu thuế (lương, tiền công, thu nhập kinh doanh, v.v.).
- Tình trạng khai thuế (độc thân hay đã kết hôn) được xác định tại ngày 31/12 của năm tính thuế.
- Nếu đến ngày 31/12, hai người vẫn là vợ chồng hợp pháp, IRS xem là đã kết hôn cho toàn bộ năm đó.
Trong trường hợp một trong hai vợ chồng chưa có SSN nhưng cả hai người lựa chọn theo hình thức khai thuế chung (Married Filing Jointly) để tối ưu quyền lợi thuế, thì người chưa có SSN bắt buộc phải xin ITIN. ITIN lúc này đóng vai rò là mã số thuế tạm thời, giúp IRS nhận diện người nộp thuế trong hồ sơ khai chung.
Hướng dẫn khai thuế theo từng diện
Diện K (K-1/K-3…)
Khi bạn theo diện K-1, K-3 hoặc các diện tương tự để sang Mỹ kết hôn với công dân hoặc thường trú nhân Mỹ, rất có thể bạn sẽ chưa đủ điều kiện để xin SSN ngay lập tức. Tuy nhiên, nếu trong năm đó bạn và vợ/chồng có thu nhập chịu thuế hoặc chọn khai thuế chung (Married Filing Jointly), thì IRS yêu cầu cả hai phải có Taxpayer Identification Number để hoàn thiện hồ sơ thuế và đó là lúc ITIN trở nên cần thiết.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Form W-7 (Application for ITIN)
- Điền thông tin cá nhân của bạn đúng với hộ chiếu.
- Chọn reason là: Spouse of U.S. citizen/resident alien (hoặc tương ứng trong mẫu).
- Để trống phần SSN trên tờ khai thuế nếu bạn chưa có.
- Thường là Form 1040 với tình trạng Married Filing Jointly (khai thuế chung).
- Gắn Form W-7 lên đầu tờ khai thuế trước khi gửi.
IRS yêu cầu Form W-7 đính kèm tờ khai thuế liên bang trừ khi bạn thuộc trường hợp ngoại lệ rõ ràng (ít gặp cho diện K).
Chuẩn bị giấy tờ chứng minh danh tính và tình trạng nước ngoài
- Hộ chiếu là tài liệu chính để chứng minh danh tính và quốc tịch.
- Bạn có thể gửi bản gốc hoặc bản sao được chứng thực (certified copy) từ cơ quan cấp.
Gửi hồ sơ qua
- Bưu điện tới IRS Austin Service Center
- Một CAA (Certifying Acceptance Agent) để xác nhận tài liệu và nộp giúp bạn
- Một Acceptance Agent (AA) đại diện được IRS chấp thuận.
Điều này giúp bạn không phải gửi hộ chiếu gốc đi xa, đồng thời giảm rủi ro mất giấy tờ.
Du học sinh (F-1/J-1)
Đối với du học sinh tại Mỹ, không phải năm nào bạn cũng bắt buộc phải khai thuế. Tuy nhiên, ngay khi phát sinh nghĩa vụ thuế, bạn sẽ cần ITIN nếu chưa có SSN để IRS chấp nhận tờ khai thuế của bạn.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Form W-7 (Application for ITIN)
- Chọn lý do: “Nonresident alien required to file U.S. tax return” Người nước ngoài không cư trú có nghĩa vụ nộp tờ khai thuế tại Mỹ.
Hộ chiếu (Passport)
- Dùng để xác minh danh tính và xác minh quốc tịch
- Bạn có thể nộp bản gốc hoặc bản sao được chứng thực (certified copy). IRS ưu tiên bản certified copy.
I-20 (F-1) hoặc DS-2019 (J-1)
I-20 (áp dụng cho du học sinh visa F-1) và DS-2019 (áp dụng cho visa J-1) là giấy tờ quan trọng nhất để xác nhận bạn đang học tập hợp pháp tại Hoa Kỳ.
Hai loại giấy này do trường học hoặc tổ chức bảo trợ cấp, thể hiện rõ:
- Tình trạng visa hiện tại của bạn (F-1 hoặc J-1)
- Bạn đang tham gia chương trình học/trao đổi hợp pháp
- Thời gian học tập được phép tại Mỹ
- Mã số SEVIS dùng để quản lý du học sinh theo quy định của Chính phủ Mỹ
Visa F-1 / J-1
- Giấy này xác định loại thị thực bạn đang sử dụng.
Form 1040-NR (Nonresident Tax Return)
Đây là tờ khai thuế dành cho người nước ngoài không cư trú. Bạn sẽ:
- Điền các thu nhập chịu thuế của mình trong năm
- Đính kèm Form W-7 lên đầu tờ khai
Thư xác nhận / giải trình từ trường (Chỉ cần trong một số trường hợp cụ thể)
- Trường yêu cầu xác nhận tình trạng sinh viên
- IRS yêu cầu tài liệu bổ sung
- Tình huống có học bổng/giải trình đặc biệt
Nộp hồ sơ
Nộp trực tiếp cho IRS qua bưu điện
- Gửi toàn bộ hồ sơ (Form W-7 + Form 1040-NR + tài liệu xác minh) tới IRS Processing Center. IRS xử lý hồ sơ và gửi lại ITIN cho bạn khi hoàn tất.
Nộp qua Certified Accptance Argent (CAA)
- Khi xin ITIN, du học sinh có thể lựa chọn nộp hồ sơ thông qua Certified Acceptance Agent (CAA) đây là đại lý được IRS chính thức chấp thuận để hỗ trợ người nộp đơn ITIN. CAA có vai trò kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ, đồng thời xác thực bản sao hộ chiếu ngay tại chỗ, thay vì yêu cầu người nộp phải gửi hộ chiếu gốc cho IRS.
Lao động đã kết hôn (chưa có SSN)
Đây là trường hợp rất phổ biến đối với người lao động nước ngoài tại Mỹ. Thông thường, vợ hoặc chồng của bạn đã có SSN, trong khi bạn chưa đủ điều kiện xin SSN (do tình trạng di trú, thời điểm cư trú hoặc đang chờ hoàn tất hồ sơ). Tuy nhiên, nếu hai vợ chồng lựa chọn khai thuế chung (Married Filing Jointly) để đảm bảo quyền lợi thuế, thì cả hai đều phải có mã số thuế hợp lệ.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Form W-7 (Application for ITIN): Chọn lý do “Spouse of U.S. citizen/resident” áp dụng cho người là vợ/chồng của công dân hoặc thường trú nhân Mỹ.
Hộ chiếu: Dùng để xác minh danh tính và quốc tịch (bản gốc hoặc bản sao được chứng thực).
Form 1040 Joint Return: Tờ khai thuế liên bang khai chung với vợ/chồng đã có SSN.
Giấy chứng nhận kết hôn (nếu IRS yêu cầu bổ sung): Dùng để chứng minh mối quan hệ hôn nhân hợp pháp.
Nộp hồ sơ
Bạn có thể:
- Gửi trực tiếp cho IRS qua bưu điện, hoặc
- Nộp thông qua Certified Acceptance Agent (CAA) để được kiểm tra hồ sơ và xác thực giấy tờ, hạn chế sai sót.
- ⚠️ Lưu ý:
Thời gian IRS xử lý hồ sơ ITIN thường khoảng 7–11 tuần. Có thể kéo dài hơn vào mùa cao điểm khai thuế (thường từ tháng 3-4 tháng)
Những trường hợp không được khai thuế chung
Khai thuế chung mang lại nhiều lợi ích về thuế, tuy nhiên không phải cặp đôi nào cũng đủ điều kiện. IRS quy định rất rõ về tình trạng hôn nhân tại thời điểm kết thúc năm tính thuế (31/12). Việc hiểu sai hoặc cố tình khai sai có thể dẫn đến vi phạm thuế và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hồ sơ di trú.
Dưới đây là các trường hợp không được phép khai thuế chung, dù trên thực tế hai người đang trong mối quan hệ nghiêm túc hoặc đã nộp hồ sơ bảo lãnh.
Trường hợp 1: Chưa kết hôn hợp pháp trước ngày 31/12
Theo quy định của IRS, tình trạng hôn nhân được xác định tại thời điểm 11:59 PM ngày 31/12 của năm tính thuế. Nếu đến thời điểm này hai người chưa đăng ký kết hôn hợp pháp và chưa có giấy kết hôn hợp lệ theo pháp luật thì không được xem là vợ chồng cho mục đích khai thuế.
Điều này áp dụng kể cả khi:
- Đã đính hôn
- Đã có kế hoạch cưới trong tương lai
- Đã nộp hồ sơ bảo lãnh hôn nhân
- Đang chờ phỏng vấn hoặc chờ xét duyệt hồ sơ
Trong những trường hợp này, người nộp thuế không được khai theo diện Married Filing Jointly cho năm đó, mà phải khai theo tình trạng phù hợp khác (ví dụ: Single). Việc kết hôn sau ngày 31/12 sẽ chỉ có hiệu lực cho năm tính thuế tiếp theo, không hồi tố cho năm trước.
Trường hợp 2: Diện bảo lãnh hôn nhân nhưng người được bảo lãnh chưa có giấy kết hôn hợp pháp
Một trường hợp khác cũng rất dễ bị hiểu sai là đang làm hồ sơ bảo lãnh hôn nhân nhưng chưa hoàn tất đăng ký kết hôn. Dù đã chuẩn bị giấy tờ, đã nộp đơn bảo lãnh hoặc đang trong quá trình chờ phỏng vấn, nếu chưa có giấy kết hôn hợp pháp, thì IRS vẫn không công nhận quan hệ vợ chồng cho mục đích khai thuế.
Điều này đồng nghĩa với việc:
- Không được khai thuế chung
- Không được xin ITIN cho người còn lại chỉ để khai Married Filing Jointly
IRS chỉ chấp nhận ITIN trong trường hợp quan hệ hôn nhân đã được pháp luật công nhận, chứ không chấp nhận dựa trên kế hoạch hoặc hồ sơ đang chờ xử lý.
Trường hợp 3: Khai sai tình trạng hôn nhân hoặc tình trạng gia đình
Đây là trường hợp nguy hiểm nhất vì không chỉ là sai kỹ thuật mà còn có thể bị xem là khai gian thuế (tax misrepresentation). Những lỗi thường gặp bao gồm:
- Khai Married Filing Jointly khi thực tế chưa kết hôn hợp pháp
- Khai có con là dependent khi con chưa sinh trong năm tính thuế hoặc không đáp ứng đầy đủ điều kiện dependent theo quy định của IRS
Việc khai sai này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như:
- IRS truy thu thuế và phạt tiền
- Bị yêu cầu sửa lại hồ sơ thuế nhiều năm
- Ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ di trú, đặc biệt khi xét I-485, DS-260 hoặc phỏng vấn tại Lãnh sự quán
- Gây nghi ngờ về tính trung thực của người nộp hồ sơ
Đối với trường hợp con cái & SSN
Trong quá trình khai thuế tại Mỹ, việc xác định con có SSN hay ITIN và có đủ điều kiện được khai là dependent là cần thiết, đặc biệt với các gia đình có yếu tố di trú. Không phải có con là sẽ được khai giảm trừ, mà cần xét đồng thời tình trạng pháp lý của con, thời điểm sinh và quy định của IRS. Dưới đây là các trường hợp phổ biến và cách áp dụng đúng theo quy định của IRS.
Trước hết, đối với con có CRBA (Consular Report of Birth Abroad) tức là con sinh ở nước ngoài nhưng được công nhận quốc tịch Mỹ từ khi sinh thì con sẽ đủ điều kiện được cấp SSN. Trong trường hợp này, SSN được sử dụng để khai con là dependent khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về thuế, tương tự như trẻ sinh tại Mỹ.
Đối với vợ hoặc chồng nhập cảnh bằng visa định cư (IR/CR), SSN thường được cấp tự động sau khi nhập cảnh vào Mỹ. Khi đã có SSN hợp lệ, người này có thể được đưa vào hồ sơ khai thuế theo đúng tình trạng hôn nhân và thu nhập thực tế.
Ngược lại, với vợ/chồng thuộc diện không định cư, chưa đủ điều kiện xin SSN, thì không thể có SSN ngay. Trong trường hợp cần khai thuế (ví dụ khai chung với người có SSN), người này sẽ phải xin ITIN để phục vụ mục đích thuế, không thay thế cho SSN và không mang giá trị về lao động hay an sinh xã hội.
Đặc biệt lưu ý, chỉ được khai con là dependent khi con đã sinh trong chính năm tính thuế và đáp ứng đầy đủ các điều kiện của IRS (về quan hệ, cư trú, độ tuổi, hỗ trợ tài chính…). Việc khai con khi con chưa sinh trong năm tính thuế hoặc không đủ điều kiện sẽ bị xem là khai sai thông tin, có thể dẫn đến truy thu thuế và gây rủi ro cho hồ sơ di trú sau này
Ví dụ : Con sinh ngày 31/12/2025 vẫn có thể khai là dependent cho năm 2025 nếu đáp ứng các điều kiện IRS.
Một số câu hỏi thường gặp
Không. Bạn chỉ phải xin ITIN khi đồng thời thỏa mãn 2 điều kiện:
- Có nghĩa vụ khai thuế theo luật IRS
- Không đủ điều kiện được cấp SSN
Nếu không có thu nhập, không thuộc diện bắt buộc khai thuế, hoặc đã có SSN hợp lệ thì không cần xin ITIN.
Không, nếu bạn xin đúng luật. Vì ITIN chỉ là mã số thuế, không phải tình trạng cư trú nên không tạo quyền lao động và không bị xem là ý định định cư. Nhưng nếu bạn khai thuế sai tình trạng hôn nhân hoặc xin ITIN không đúng điều kiện có thể gây rủi ro cho hồ sơ di trú.
Câu trả lời là có, nhưng chỉ khi bạn khai thuế đúng luật và đúng thời điểm. Khi vợ chồng đủ điều kiện hợp pháp để khai Married Filing Jointly, tờ khai thuế chung được xem là bằng chứng tài chính và hôn nhân có giá trị, thể hiện sự ràng buộc thực tế giữa hai vợ chồng, từ đó hỗ trợ tích cực cho hồ sơ I-485
Ngược lại, nếu khai thuế chung khi chưa đủ điều kiện (chưa kết hôn hợp pháp, chưa được phép xin ITIN/SSN), thì dưới góc nhìn của Lãnh sự quán hoặc USCIS, hành vi có thể bị đánh giá là cố tình khai sai hoặc gian dối. Trong trường hợp đó, việc khai thuế chung không những không giúp hồ sơ mạnh hơn mà còn có thể gây bất lợi nghiêm trọng và làm phát sinh nghi ngờ về tính trung thực của toàn bộ hồ sơ di trú.
Dưới đây là video hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ và nộp Form W-7 để xin ITIN giúp bạn hiểu đúng quy trình theo quy định của IRS và hạn chế sai sót khi nộp hồ sơ:
Kết luận cho doanh nghiệp
Việc xin ITIN và khai thuế tại Mỹ đối với diện K, du học sinh quốc tế và lao động đã kết hôn không đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn liên quan trực tiếp đến tính hợp lệ của hồ sơ thuế và độ an toàn của hồ sơ di trú trong tương lai. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc xác định năm tính thuế, tình trạng hôn nhân hay điều kiện xin ITIN cũng có thể dẫn đến hệ quả kéo dài nhiều năm, từ truy thu thuế, phạt hành chính cho đến phát sinh nghi ngờ khi xét các hồ sơ như I-485, DS-260 hoặc phỏng vấn tại Lãnh sự quán.
Trên thực tế đã có rất nhiều trường hợp gặp rủi ro không phải vì cố tình vi phạm mà vì hiểu sai hoặc áp dụng sai quy định của IRS. Do đó, việc được tư vấn và chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu là yếu tố then chốt giúp bạn vừa tuân thủ luật thuế Mỹ, vừa bảo vệ lộ trình di trú lâu dài cho bản thân và gia đình.
Congtysetup đồng hành cùng bạn ngay từ bước đầu xin ITIN, đảm bảo tư vấn đúng quy định IRS & USCIS, rà soát điều kiện theo từng hồ sơ cụ thể, chuẩn bị và nộp hồ sơ chính xác và đúng hạn, giúp bạn an tâm về thuế và bảo vệ hồ sơ di trú lâu dài.
