Để đăng ký mã số thuế cá nhân ITIN, người nộp đơn cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS), bao gồm:

• Mẫu đơn W-7 đã được điền đầy đủ và chính xác.
• Tờ khai thuế thu nhập liên bang hợp lệ, trừ trường hợp người nộp đơn thuộc diện được miễn trừ theo quy định của IRS.
• Giấy tờ tùy thân bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Khi nộp hồ sơ xin cấp mã số thuế cá nhân (ITIN) bằng Mẫu W-7, IRS hiện chấp nhận 13 loại giấy tờ tùy thân sau:

• Hộ chiếu (giấy tờ độc lập)
• Thẻ căn cước quốc gia (phải thể hiện ảnh, họ tên, địa chỉ hiện tại, ngày sinh và ngày hết hạn)
• Giấy phép lái xe do Hoa Kỳ cấp
• Giấy phép lái xe nước ngoài
• Thẻ căn cước tiểu bang Hoa Kỳ
• Thẻ đăng ký cử tri nước ngoài
• Thẻ căn cước quân đội Hoa Kỳ
• Thẻ căn cước quân đội nước ngoài
• Thị thực do Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ cấp
• Giấy tờ tùy thân có ảnh do Cục Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS) cấp
• Giấy khai sinh dân sự (bắt buộc đối với người phụ thuộc dưới 18 tuổi)
• Hồ sơ y tế (chỉ áp dụng cho người phụ thuộc dưới 6 tuổi)
• Hồ sơ học tập (chỉ áp dụng cho người phụ thuộc dưới 14 tuổi, hoặc dưới 18 tuổi nếu đang là học sinh)

Hộ chiếu là loại giấy tờ duy nhất có thể chứng minh đồng thời danh tính và tình trạng cư trú nước ngoài khi xin ITIN. Trường hợp không có hộ chiếu, người nộp đơn phải cung cấp ít nhất hai giấy tờ khác trong danh sách trên: một giấy tờ dùng để xác minh danh tính và một giấy tờ dùng để chứng minh tình trạng cư trú nước ngoài. Trong đó, tối thiểu một giấy tờ phải có ảnh chụp gần đây, trừ trường hợp người nộp đơn là người phụ thuộc dưới 14 tuổi (hoặc dưới 18 tuổi nếu là sinh viên).

Đối với hồ sơ xin ITIN cho người phụ thuộc, IRS yêu cầu cung cấp bằng chứng về nơi cư trú. Riêng người phụ thuộc đến từ Canada, Mexico, hoặc là người phụ thuộc của quân nhân Hoa Kỳ đang cư trú ở nước ngoài, có thể cần bổ sung thêm một số giấy tờ theo từng trường hợp cụ thể.