Nếu bạn có thu nhập từ Mỹ , việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Mẫu W-9 và Mẫu W-8BEN-E là vô cùng quan trọng. Đây là hai biểu mẫu thuế do IRS (Sở Thuế vụ Hoa Kỳ) ban hành, giúp xác định tình trạng thuế, tỷ lệ khấu trừ và nghĩa vụ tuân thủ của bạn khi giao dịch với đối tác Mỹ.
Khi bạn bắt đầu bán hàng, ký hợp đồng hay nhận thanh toán từ Mỹ – dù là qua Amazon, Stripe hay khách hàng doanh nghiệp – sẽ có một thủ tục tưởng nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền bạn nhận được: Bạn cần gửi biểu mẫu thuế nào cho bên chi trả (payer)?
Câu hỏi này tưởng đơn giản, nhưng thực tế lại quyết định xem bạn có bị khấu trừ 30% thuế hay không.
Vì vậy, hiểu đúng và chọn đúng giữa W-9 và W-8BEN-E là điều cực kỳ quan trọng để tránh mất tiền oan và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của IRS.
Mẫu form W-9 là gì? Khi nào dùng?
W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) là biểu mẫu dành cho US person – gồm công dân Mỹ, nhà thầu độc lập hoặc doanh nghiệp được IRS công nhận là US entity.
Khi gửi Form W-9, bạn xác nhận mình thuộc hệ thống thuế Mỹ. Khi đó, payer hoặc các nền tảng như Amazon, Stripe, Upwork… sẽ báo cáo thu nhập cho IRS qua Form 1099, nhưng không khấu trừ 30% thuế như với doanh nghiệp nước ngoài.
Ví dụ: Nếu bạn là công dân Mỹ và làm freelancer nhận thanh toán từ một công ty tại Mỹ, bạn sẽ điền Form W-9 để cung cấp mã số thuế của mình. Nhờ vậy, công ty biết bạn là US person và sẽ báo cáo khoản thanh toán cho IRS mà không khấu trừ 30% thuế dành cho người nước ngoài.
Công dụng chính
- Lưu ý quan trọng
Khi nào dùng W-9:
Mẫu W-8BEN-E là gì? Khi nào dùng?
W-8BEN-E (Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting – Entities) là biểu mẫu dành cho doanh nghiệp nước ngoài khi nhận thanh toán từ các đối tác tại Mỹ.
Nếu công ty bạn được thành lập tại Việt Nam, hoặc sở hữu một LLC ở Mỹ nhưng bị IRS xem là công ty nước ngoài, thì bạn cần gửi W-8BEN-E cho bên chi trả (payer) để xác nhận rằng doanh nghiệp của bạn là thực thể nước ngoài, không thuộc hệ thống thuế Hoa Kỳ.
Mẫu này giúp payer áp dụng mức khấu trừ thuế thấp hơn hoặc được miễn thuế theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).
Ngược lại, nếu bạn không nộp W-8BEN-E hợp lệ, bên chi trả bắt buộc phải khấu trừ 30% trên khoản thanh toán có nguồn gốc từ Mỹ.
Ví dụ: Nếu công ty bạn ở Việt Nam nhận thanh toán từ Mỹ, bạn điền Form W-8BEN-E để nói với công ty Mỹ. Nhờ vậy, họ không phải khấu trừ 30% thuế mà có thể áp dụng mức thấp hơn theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần. Form này bạn gửi cho bên chi trả, không nộp cho IRS, và hiệu lực tối đa 3 năm.
Công dụng chính
- Lưu ý quan trọng
Khi nào dùng W-8BEN-E:
Tham khảo thêm Các loại mẫu đơn W-8 của IRS:
- Cá nhân nước ngoài (non-U.S. person)
- Dùng để chứng minh không phải công dân Mỹ và yêu cầu miễn/giảm thuế theo hiệp định thuế.
- Tổ chức hoặc công ty nước ngoài
- Khai báo tình trạng thuế của pháp nhân và yêu cầu hưởng ưu đãi theo hiệp định thuế.
- Cá nhân hoặc tổ chức có thu nhập liên quan đến hoạt động kinh doanh tại Mỹ
- Xác nhận thu nhập “effectively connected income” để được đánh thuế theo quy định kinh doanh.
- Chính phủ, tổ chức miễn thuế hoặc tổ chức quốc tế
- Xác nhận tư cách được miễn thuế hoặc hưởng ưu đãi đặc biệt theo luật Hoa Kỳ
- Trung gian hoặc thực thể chuyển tiếp nước ngoài
- Khai báo vai trò trung gian để đảm bảo khấu trừ và báo cáo thuế đúng quy định.
So sánh nhanh: W-9 vs W-8BEN-E
| Tiêu chí | W-9 (US Entity) | W-8BEN-E (Foreign Entity) |
|---|---|---|
| Đối tượng sử dụng | US person / US entity | Doanh nghiệp nước ngoài (foreign entity) |
| Mục đích | Cung cấp TIN để bên chi trả báo cáo IRS | Xác nhận bạn không là US person và yêu cầu miễn/giảm khấu trừ thuế |
| Khấu trừ thuế tại nguồn | Không khấu trừ (nếu khai đúng) | Có thể bị 30% nếu form không hợp lệ |
| Hạn sử dụng | Không hết hạn nếu không đổi thông tin | Tối đa 3 năm hoặc đến khi thay đổi thông tin |
| Nộp cho ai | Payer (người chi trả) | Payer (người chi trả) |
| Thường áp dụng với người Việt | Khi mở công ty tại Mỹ và chịu thuế Mỹ | Khi là công ty Việt Nam hoặc foreign-owned LLC |
LLC không tự động là “US entity” — IRS xem cách bạn khai thuế mới quan trọng
Nhiều người Việt thường nhầm lẫn rằng: chỉ cần thành lập công ty LLC tại Mỹ là đã được xem là US entity. Thực tế không phải vậy.
Cơ quan thuế Mỹ (IRS) xác định loại hình thuế dựa trên hai yếu tố chính:
1️⃣ Ai là chủ sở hữu của công ty
2️⃣ Cách công ty chọn hình thức khai thuế
- Với single-member LLC do chủ nước ngoài sở hữu, IRS thường coi đây là disregarded entity – nghĩa là doanh thu và trách nhiệm thuế “chuyển qua” cho chủ sở hữu (beneficial owner). Khi đó, bên chi trả (payer) có thể xem doanh nghiệp là foreign-owned, và W-8BEN-E là biểu mẫu phù hợp.
- Nếu LLC có nhiều thành viên, IRS mặc định đây là partnership, và công ty cần nộp Form 1065 cùng Schedule K-1.
- Ngược lại, nếu bạn chọn (elect) để LLC bị đánh thuế như C-Corp, IRS sẽ xem công ty là US entity – khi đó bạn cần nộp W-9 và chịu thuế như một doanh nghiệp Mỹ.
Nghĩa vụ báo cáo tuân thủ và rủi ro bị phạt
Dù công ty của bạn là foreign entity hay US entity, vẫn có những nghĩa vụ báo cáo bắt buộc với IRS (Cơ quan Thuế Mỹ).
- Với single-member LLC do nước ngoài sở hữu, ngoài việc nộp Form W-8BEN-E cho bên chi trả (payer), bạn còn phải nộp Form 5472 (đính kèm pro-forma Form 1120) để báo cáo các giao dịch giữa công ty và chủ sở hữu nước ngoài. Đây là yêu cầu rất dễ bị bỏ sót, và mức phạt khi vi phạm có thể lên tới hàng chục nghìn đô la.
- Với multi-member LLC, doanh nghiệp cần nộp Form 1065 và Schedule K-1 để phân bổ lợi nhuận hoặc lỗ cho từng thành viên (partners).
- Nếu công ty hoặc chủ sở hữu có thu nhập phát sinh từ hoạt động kinh doanh tại Mỹ (effectively connected with a US trade or business), họ có thể cần nộp Form 1040-NR hoặc tờ khai tương ứng.
Tóm lại, gửi đúng biểu mẫu W-8 hoặc W-9 chỉ là bước đầu. Việc tuân thủ nghĩa vụ báo cáo hàng năm với IRS mới là yếu tố giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động bền vững và tránh rủi ro phạt thuế trong tương lai.
Kết luận cho doanh nghiệp Việt
Đối với doanh nghiệp hoặc cá nhân tại Việt Nam thành lập LLC tại các bang như Wyoming hoặc Delaware, nếu:
- Không có thành viên là công dân hoặc cư trú tại Hoa Kỳ, và
- Không chọn hình thức đánh thuế theo C-Corp,
-> IRS sẽ mặc định xem công ty này là “disregarded entity”.
Nói cách khác, LLC không được coi là “US entity” trong hệ thống thuế Mỹ. Thay vào đó, chủ sở hữu nước ngoài mới là beneficial owner – tức người thực sự chịu trách nhiệm và được hưởng thu nhập từ công ty.
Vì lý do đó, Form W-8BEN-E là biểu mẫu bắt buộc và phù hợp nhất cho các foreign-owned LLC (LLC do người nước ngoài sở hữu).
Việc sử dụng đúng biểu mẫu không chỉ giúp doanh nghiệp Việt xác định rõ tình trạng “foreign entity” khi làm việc với đối tác Mỹ, mà còn giúp đối tác Mỹ tránh nghĩa vụ khấu trừ 30% thuế trên các khoản thanh toán.
- Khi thực hiện Form W-8BEN-E, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
- Sử dụng EIN (Employer Identification Number) của công ty, không sử dụng SSN hoặc ITIN cá nhân.
- Tích chọn vào mục “Disregarded entity – Beneficial owner is a foreign person” để xác nhận tình trạng thuế của thực thể.
- Sau khi hoàn tất, ký và gửi biểu mẫu cho đối tác (payer) để họ lưu giữ hồ sơ thuế và thực hiện nghĩa vụ báo cáo theo quy định của IRS.
Ngoài ra, dù được phân loại là foreign entity và không chịu khấu trừ thuế tại Mỹ, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ báo cáo hàng năm để duy trì trạng thái tuân thủ thuế vụ. Cụ thể, Form 5472 áp dụng cho single-member LLC, và Form 1065 áp dụng cho multi-member LLC. Việc không thực hiện đúng nghĩa vụ này có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc bị đánh dấu “non-compliance” trong hệ thống của IRS, ảnh hưởng đến uy tín và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
Kết luận cho doanh nghiệp Việt
Việc lựa chọn giữa mẫu W-9 và W-8BEN-E không chỉ đơn thuần là điền một tờ giấy — mà là bước đầu tiên để bảo vệ doanh nghiệp của bạn trước các rủi ro thuế quốc tế. Khi điền đúng biểu mẫu, bạn sẽ tránh được việc bị khấu trừ 30% thuế tại nguồn, khai báo chính xác với IRS và có thể tận dụng các quyền lợi từ hiệp định thuế. Nếu bạn là công dân hoặc doanh nghiệp Mỹ, W-9 xác nhận bạn thuộc hệ thống thuế Mỹ. Ngược lại, nếu bạn là cá nhân hoặc doanh nghiệp nước ngoài, /W-8BEN-E giúp bạn xác định tình trạng “foreign entity” và hưởng ưu đãi thuế hợp pháp.
“Tại CongtySetup, chúng tôi hiểu rằng phần lớn doanh nghiệp Việt Nam khi mở công ty tại Mỹ đều gặp khó khăn với quy định thuế quốc tế. Vì vậy, chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ miễn phí trong việc xác định tình trạng thuế, lựa chọn biểu mẫu phù hợp và xây dựng chiến lược tuân thủ dài hạn. Nếu bạn đang phân vân giữa W-9 và W-8BEN-E hoặc lo ngại rủi ro khấu trừ 30%, hãy để đội ngũ CongtySetup giúp bạn xử lý chính xác ngay từ bước đầu tiên.”
CongtySetup
