Khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn tại Vương quốc Anh, bạn cần tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến kê khai thông tin với Cơ quan Đăng ký Công ty (Companies House) và Cơ quan Thuế và Hải quan (HMRC). Các nghĩa vụ này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật.
Dưới đây, chúng tôi trình bày những nghĩa vụ kê khai pháp lý quan trọng nhất của một công ty trách nhiệm hữu hạn, nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về các yêu cầu này.
- Những Điểm Chính:
Các kê khai quan trọng mà một công ty trách nhiệm hữu hạn cần nộp cho Companies House bao gồm:
- Confirmation Statement (báo cáo xác nhận thông tin công ty).
- Annual Accounts (báo cáo tài chính hàng năm).
Đối với HMRC (Cơ quan Thuế và Hải quan), các yêu cầu kê khai bao gồm:
- Company Tax Return (tờ khai thuế doanh nghiệp).
- Annual Accounts (báo cáo tài chính hàng năm).
- VAT Returns (kê khai thuế giá trị gia tăng).
- PAYE (hệ thống khấu trừ thuế thu nhập của nhân viên).
- Self Assessment (kê khai thuế cá nhân cho giám đốc hoặc các cổ đông, nếu áp dụng).
Để dễ dàng tuân thủ các quy định này, giám đốc công ty có thể thiết lập nhắc nhở về thời hạn nộp hồ sơ và sử dụng các dịch vụ hỗ trợ từ CongtySetup để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng hạn.
Nghĩa vụ khai báo với Companies House
Nộp Confirmation Statement
Confirmation Statement là gì?
Confirmation Statement là tài liệu bắt buộc mà công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) tại Anh phải nộp cho Companies House ít nhất một lần mỗi năm, ngay cả khi công ty không hoạt động (dormant). Tài liệu này thay thế Annual Return từ năm 2016, nhằm xác nhận rằng thông tin công ty trên hồ sơ công khai là chính xác và được cập nhật.
Thông Tin Cần Kiểm Tra và Xác Nhận
Khi chuẩn bị Confirmation Statement, bạn cần kiểm tra và xác nhận các thông tin sau:
- Tên công ty và số đăng ký công ty
- Địa chỉ văn phòng đã đăng ký
- Địa chỉ thay thế để lưu trữ hồ sơ (SAIL)
- Vị trí lưu giữ hồ sơ công ty
- Thông tin về các viên chức được bổ nhiệm (giám đốc và thư ký công ty)
- Thông tin về PSC (người có quyền kiểm soát đáng kể)
- Hoạt động kinh doanh chính (mã SIC)
- Tình trạng vốn cổ phần (bao gồm số lượng cổ phiếu đã phát hành)
- Tình trạng giao dịch của cổ phiếu
- Thông tin cổ đông
- Miễn trừ giữ hồ sơ về PSC (nếu có)
- Địa chỉ email đã đăng ký của công ty
Nếu tất cả thông tin trên đã chính xác và được cập nhật, bạn chỉ cần xác nhận bằng cách điền và nộp mẫu CS01.
- Hỗ Trợ Nộp Confirmation Statement
Nếu bạn cần hỗ trợ nộp Confirmation Statement, CongtySetup cung cấp Dịch Vụ Confirmation Statement với giá từ $150 +VAT. Chỉ cần thông báo cho đội ngũ của chúng tôi biết thông tin công ty nào bạn muốn cập nhật, chúng tôi sẽ hoàn thành và nộp mẫu CS01 thay bạn.
Thời Hạn Nộp Confirmation Statement
Bạn cần nộp Confirmation Statement ít nhất một lần mỗi 12 tháng. Khoảng thời gian này được gọi là “Review Period” và được tính từ:
- Ngày thành lập công ty, hoặc
- Ngày xác nhận cuối cùng được ghi trong Confirmation Statement trước đó.
Bạn phải gửi Confirmation Statement đến Companies House trong vòng 14 ngày kể từ khi hết hạn.
Báo cáo tài chính của công ty trách nhiệm hữu hạn – Company Annual Accounts
Một trong những nghĩa vụ kê khai của công ty trách nhiệm hữu hạn là lập báo cáo tài chính hàng năm để nộp cho Companies House. Yêu cầu này áp dụng cả đối với các công ty không hoạt động (dormant companies).
Báo cáo tài chính nhằm trình bày các hoạt động tài chính của công ty vào cuối năm tài chính. Loại báo cáo cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào quy mô hoặc tình trạng hoạt động của công ty:
Công ty lớn: Báo cáo tài chính đầy đủ (full statutory accounts).
Công ty nhỏ: Báo cáo tài chính rút gọn (small company accounts) – đơn giản hơn so với loại đầy đủ.
Micro Entities: Báo cáo tài chính đơn giản nhất (micro-entity accounts).
Công ty không hoạt động (Dormant companies): Báo cáo tài chính cơ bản (dormant accounts).
Thời Hạn Nộp Báo Cáo Tài Chính
- Bình thường: 9 tháng sau khi kết thúc năm tài chính của công ty.
- Nộp lần đầu: 21 tháng kể từ ngày thành lập công ty.
Việc nộp báo cáo tài chính đúng hạn là yêu cầu pháp lý bắt buộc, đảm bảo rằng hồ sơ công ty luôn được duy trì chính xác và tuân thủ các quy định của pháp luật.
Nghĩa Vụ Báo Cáo Tài Chính với HMRC
Khi công ty của bạn bắt đầu hoạt động kinh doanh, nó sẽ trở thành đối tượng chịu thuế Corporation Tax. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải:
- Đăng ký Corporation Tax.
- Chuẩn bị và nộp Báo Cáo Thuế Công Ty (Company Tax Returns) cùng với báo cáo tài chính hợp lệ cho HMRC.
- Thanh toán thuế Corporation Tax trên toàn bộ lợi nhuận chịu thuế.
Đăng Ký Corporation Tax
Bạn phải đăng ký thuế Corporation Tax trong vòng 3 tháng kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
- Nếu công ty bắt đầu hoạt động ngay sau khi thành lập, ngày đăng ký sẽ trùng với ngày thành lập.
- Nếu công ty tạm thời không hoạt động (dormant), ngày đăng ký sẽ được xác định sau.
Báo cáo thuế công ty và báo cáo tài chính hàng năm (annual accounts)
Các công ty trách nhiệm hữu hạn (Limited Company) phải nộp (Company Tax Returns – CT600) và báo cáo tài chính đầy đủ (full statutory accounts) cho HMRC nếu công ty đã đăng ký Corporation Tax.
Trường hợp công ty đang trong trạng thái không hoạt động (dormant) cho mục đích Corporation Tax, những báo cáo này không bắt buộc.
Thời hạn nộp báo cáo
- Báo cáo thuế công ty và báo cáo tài chính: Nộp muộn nhất 12 tháng sau khi kỳ kế toán kết thúc.
- Hóa đơn thuế Corporation Tax: Thanh toán muộn nhất 9 tháng và 1 ngày sau khi kỳ kế toán kết thúc.
VAT, PAYE và Tự kê khai thuế (Self Assessment)
Công ty cần nộp báo cáo VAT nếu doanh thu vượt ngưỡng đăng ký VAT (£85,000/năm) hoặc tự nguyện đăng ký VAT để tối ưu chi phí hoặc tăng uy tín kinh doanh.
- Tần suất kê khai: Thường là hàng quý, nhưng có thể chọn kê khai hàng năm nếu được phép.
- Hạn nộp: Theo lịch VAT được cấp sau khi đăng ký.
- ⚠️ Lưu ý:
Nếu bạn bán hàng từ nước ngoài vào Anh (như dropshipping) hoặc lưu trữ hàng hóa trong kho tại Anh (FBA của Amazon), bạn phải đăng ký VAT ngay lập tức, bất kể doanh thu. Việc kê khai VAT muộn sẽ bị phạt hoặc chịu lãi suất trên số thuế chưa nộp.
Nếu công ty có nhân viên (bao gồm cả giám đốc nhận lương qua hệ thống bảng lương), bạn phải đăng ký PAYE (Pay As You Earn) để khấu trừ thuế thu nhập và bảo hiểm quốc gia từ lương.
Các giám đốc và cổ đông cũng có thể cần đăng ký Self Assessment và làm tờ khai thuế cá nhân nếu họ nhận được thu nhập cá nhân chưa bị khấu trừ thuế, chẳng hạn như cổ tức từ cổ phần, chi phí cá nhân, hoặc khoản vay từ công ty.
Tóm lại:
| Nội dung | Chi tiết chính |
|---|---|
| 1. Báo cáo cho Companies House |
- Nộp Confirmation Statement (ít nhất 1 lần/năm) để cập nhật thông tin công ty. - Nộp Annual Accounts: báo cáo tài chính hàng năm, gồm nhiều loại tùy theo quy mô công ty. - Thời hạn nộp: Confirmation Statement trong vòng 14 ngày sau review period, tài khoản trong 9 tháng sau năm tài chính kết thúc. |
| 2. Đăng ký và kê khai với HMRC |
- Đăng ký Corporation Tax trong vòng 3 tháng kể từ khi bắt đầu kinh doanh. - Nộp Company Tax Returns (CT600) và báo cáo tài chính đầy đủ nếu công ty hoạt động. - Thanh toán thuế Corporation Tax trong vòng 9 tháng 1 ngày sau kỳ kế toán kết thúc. |
| 3. VAT, PAYE và Self Assessment |
- Đăng ký VAT nếu doanh thu trên £90,000, hoặc đăng ký tự nguyện nếu muốn. - Đăng ký PAYE nếu công ty có nhân viên nhận lương. - Giám đốc và cổ đông có thể phải đăng ký Self Assessment nếu nhận thu nhập cá nhân chưa đóng thuế. |
| 4. Lưu trữ hồ sơ | - Giữ hồ sơ tài chính, thuế ít nhất 6 năm. |
| 5. Lời khuyên | - Nên dùng dịch vụ công ty thư ký hoặc đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ quy định. |
